С апреля 2022 года региональный филиал приступил к созданию и наполнению электронного архива документов Единого государственного реестра недвижимости по государственной программе Российской Федерации «Национальная система пространственных данных». Программой утвержден план перевода реестровых дел в электронный вид до 2025 года.
На начало 2023 года в архиве Роскадастра по Архангельской области и Ненецкому автономному округу насчитывалось порядка 1 млн. 262 тыс. реестровых дел, подлежащих переводу в электронный вид. За первое полугодие 2023 года специалистами филиала оцифровано порядка 110 тыс. реестровых дел, что на 12 тыс. дел больше, чем за весь 2022 год.
Работы по сканированию ведутся на специально организованных рабочих местах, оснащенных современным сканирующим оборудованием. На сканировании документов задействовано 56 сотрудников филиала. Неотъемлемой частью перевода документов в электронный вид является контроль качества выполняемых работ.
«Электронные образы должны полностью соответствовать документу на бумажном носителе, должны быть читаемы, без перекосов, дефектов и затемнений. Сканобразы документов заверяются усиленной электронной подписью уполномоченного работника архива, которая обеспечивает им такую же юридическую силу, что и документам на бумажных носителях»,- пояснила начальник отдела ведения архива регионального Роскадастра Лариса Косогорова.
После перевода документов в электронный вид реестровые дела на бумажном носителе подлежат закрытию и хранению в течение 10 лет. Для оригиналов договоров в простой письменной форме срок хранения установлен в течение 75 лет. По истечении установленных сроков хранения документы подлежат экспертизе ценности в целях их отбора для включения в состав Государственного архива Архангельской области или уничтожения.
Преимущества электронного архива очевидны: это и оперативный доступ к данным, что в свою очередь позволяет сократить время оказания государственных услуг, и минимизация рисков порчи или утраты документов.
Оцифровка архивов одна из важнейших составляющих по наполнению Единого государственного реестра недвижимости полными и точными сведениями. За цифровым архивом будущее. Такой архив не требует помещений для хранения документов, документы хранятся в виртуальном пространстве, хранить такой архив можно столетиями. Все документы доступны для работы в любое время - информация надежно защищена.